Video meetings vanaf de keukentafel.. Hoe ga je hiermee om?

janny_reitsma_01
Janny Reitsma

Afgelopen week hebben we met zijn allen het videobellen omarmd. Doordat we nu thuis werken en in een andere omgeving, delen we onze best practices met je. Door een paar aanpassingen kun je de professionaliteit van je meeting eenvoudig vergroten.

 

Zet de camera op ooghoogte

Als je rechtop zit, ziet dit er veel actiever uit en is je gezicht in balans. Hierdoor voorkom je dat je voorhoofd of kin heel erg groot lijkt.  Als je geen losse camera hebt en de camera van je laptop gebruikt, kun je door je stoel aan te passen of een paar boeken onder de laptop te schuiven uitproberen wat voor jou de beste hoek is.

 

Ruim de achtergrond op

Controleer wat er op de achtergrond te zien is. Het hoeft niet helemaal leeg te zijn, maar ruim het in elk geval op. Kijk naar de dingen die afleidend kunnen zijn voor de personen waarmee je de meeting hebt, en haal dit weg. Tip: Indien je een videomeeting hebt in Microsoft Teams dan heb je een optie om de achtergrond te vervagen!

 

Zorg voor goed licht

Zorg er niet alleen voor dat de ruimte waarin je zit genoeg verlicht is, maar kijk ook naar hoe je zit ten opzichte van dat licht. Als je tegen een donkere achtergrond zit kom je vaak het beste uit. Zorg er in elk geval voor dat je geen raam in je rug hebt of dat je direct onder een lichtbron zit. Met het licht in je rug wordt jezelf slecht zichtbaar en direct onder de lichtbron zitten veroorzaakt panda ogen.

 

Gebruik oordopjes

Als je gebruik maakt van de microfoon van je laptop, gebruik dan oordopjes voor een betere gebruikservaring. Zo zorg je ervoor dat het geluid van de persoon waar je een meeting mee hebt niet resoneert in de microfoon.

 

Controleer geluid en beeld

De meeste applicaties bieden de mogelijkheid om voordat je een meeting start even te testen hoe je klinkt en hoe je op beeld overkomt. Bekijk dit even voordat je start, misschien voorkom je zo net dat er toch per ongeluk een stukje sla tussen je tanden zit.

 

Goede structuur en voorbereiding

Zeker als er je met grotere groepen vergadert is een duidelijke structuur nodig. Zorg ervoor dat er een een duidelijke agenda is én bel op tijd in. Niets zo vervelend als wachten op een collega die 5 minuten te laat inbelt. 

Zet alle documenten die je voor de vergadering nodig hebt bij elkaar, zodat jij die snel kunt delen en daarmee bijdraagt aan een efficiënte online meeting.

 

Tijdens het vergaderen is het belangrijk elkaar uit te laten spreken, anders wordt het snel chaotisch. Je kunt ervoor kiezen een voorzitter aan te wijzen die ervoor zorgt dat de juiste persoon aan het woord is.

 

Tot slot: zwaai naar je collega's als je weggaat

Gewoon, omdat het kan. 😉👋